Praxis der Reisekosten - Teil I

Grundlagen

• Auswärtstätigkeit
  Begriff der Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte inkl. Neuregelungen

Fahrtkostenerstattung

• PKW, pauschale Berechnung bzw. tatsächliche Kosten (mit Fahrtenb.)
• Öffentliche Verkehrsmittel
• Die Entfernungspauschale und deren Auswirkung auf die Lohnsteuer
• Bahncard

Verpflegungsmehraufwendungen (In- und Ausland)

• Verpflegungspauschalen
  Höhe und Berechnung, Übernachtregelung, Zusammenrechnungen, Mitternachtsregelung, Besonderheiten bei Auslands-, Schiffs- und Flugreisen, Pauschalierung der Lohnsteuer bei höherer Erstattung bzw. Verrechnung mit anderen Reisekosten, 3-Monats-Frist und deren Unterbrechung (inkl. neuer 2-Tages-Frist)
• Mahlzeitgewährung auf Reisen und deren Einfluss auf die Verpflegungspauschalen
  Anwendung der neuen 20/40/40-Regelung
• Steuerfreie Erstattung bzw. Werbungskostenansatz

Übernachtungskosten (In- und Ausland)

• Pauschalen bzw. tatsächliche Kosten
• Ansatz des Frühstücks (s. Neuregelungen)

Reisenebenkosten

• Reinigungskosten und Bekleidung
• Bewirtungskosten und Geschenke an Kunden (mit § 37b EStG) inkl. der 10 EUR Grenze
• Impfungen, Trinkgelder, Mietwagenerstattung, Kreditkarteneinsatz
• Telefonkostenersatz für Handy, Festnetz und Internet
• Diebstahl von Gepäck

Vorsteuerabzug

• Vorsteuerabzug im Rahmen der Rechtsprechung

• E-Rechnung 2027 – Probleme bei Bewirtungsbelegen und E-Rechnungs-Pflicht
• Jahressteuergesetz – Neue Bescheinigungspflichten zu Reisekosten geplant
• Neues BMF-Schreiben zu Reisekosten wird im Herbst erwartet
  (Änderungen bei Tätigkeitsstätten, Mahlzeiten?)
• Neue gesetzliche Regelung zur Besteuerung der Teamevents ab 2026
• BMF-Schreiben zu Bewirtungen vom 19.11.2025
  Die E-Rechnung als Bewirtungsbeleg
• Neue Steuersätze für Speisen 2026
  7 % Steuersatz (praktischer Umgang mit der Neuregelung)
• Die neue Arbeitswelt – Mobiles Arbeiten und Homeoffice und deren Auswirkungen auf die Reisekosten
  (Tätigkeitsstätte, Start und Ende der Reise beim mobilen Arbeiten …)
• E-Auto
  Erstattungsmöglichkeiten für Elektrofahrzeuge
• Neue Entfernungspauschale 0,38 EUR ab dem 1. km und die Auswirkungen auf das Reisekostenrecht
• Neue Sachbezugsfreigrenze
• Aktuelle Rechtsprechung des FG Berlin zu Alkohol bei Bewirtungen
• Bahncard-Verwaltungsanweisung
• Kundengeschenke aktuell
  Die 10-EUR-Grenze in der Praxis und Auswirkung des BMF-Schreibens (60-EUR-Grenze, Geschenke an Ausländer, Benefits)
• Vorsteuerabzug im Rahmen der Rechtsprechung
• Aktuelles zu Mischreisen
  Event nicht grundsätzlich ein geldwerter Vorteil
• Neues zum Business-Package
• Neues zu Hotelrechnungen
• Aktuelles zu Aufzeichnungspflichten bei Reisekosten
• Neue Rechtsprechung zur Doppelten Haushaltsführung

• Steuerfreie Mahlzeiten
– als Aufmerksamkeit, durch Dritte, im Rahmen eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes,
Bewirtung eines Betriebsfremden mit Auswirkung auf die neue Kürzung

• Steuerpflichtig mit dem Sachbezugswert
– Kantinenessen, auf Dienstreisen mit Arbeitgeberveranlassung, Neuregelung der Besprechungsessen und Eigenverpflegung

• volle Steuerpflicht mit Wert der Mahlzeit
– Besprechungs- und Arbeitsessen, Essen als Geschenk, die 60-EUR-Grenze

• Bewirtung von Betriebsfremden
– formale Voraussetzungen, Abzugsfähigkeit als Betriebsausgabe Anrechnung der Vorsteuer, USt-Regelungen auch für BA-Abzug?

• Der 20/40/40-Abzug bei Mahlzeiten, praktische Anwendung

• beruflich bedingter Umzug

• Erstattungsfähige Kosten
– reine Umzugskosten, Unterricht der Kinder, Fahrtkosten, Umzugspauschalen, Kosten der Renovierung

• persönliche Voraussetzungen

• Abgrenzung zu Reisekosten
Erstattungsfähige Kosten
– Fahrtkosten (Familienheimfahrten)
– Verpflegungsmehraufwendungen
– Übernachtungskosten (Kosten der Zweitwohnung)
– Umzugskosten, Möbel und Hausrat

• Steueroptimale Gestaltungen

• Kombinationsmöglichkeiten zwischen DHH und Reisekosten

• Reisekostenreform und deren Auswirkung auf die DHH

• Das Umsatzsteuerproblem beim Firmenfahrzeug

• Die „andere“ Dreimonatsfrist bei DHH

• Handynutzung und private Telefonate auf Dienstreisen

• Dienstwagennutzung
– die aktuelle BFH-Rechtsprechung

• Mietwagennutzung bei Heimfahrten und Privatfahrten 

• Vorsteuerabzug aus Belegen

• Eigenbelege der Arbeitnehmer im Rahmen der Reisekosten

• Online-Fahrausweise

• Neue elektronische Rechnung und deren Auswirkung auf die Reisekosten

• Vorsteuervergütung
– Das neue elektronische Verfahren
– Anmelde- und Erstattungsfristen
– Belegnachweis
– Das neue Online-Portal

• Umsatzsteuerpflichtige Leistungen an den AN (Buchung, Bemessungsgrundlage)

• Aktuelle Neuregelung der Steuerpflicht bei Frühstücksabzügen – Probleme mit der 5,60-EUR-Regelung

• Abgrenzung zu Dienstreisen
• Mitnahme von Ehegatten
• Kongresse, mit neuer BFH-Rechtsprechung
  (Aufteilungsmöglichkeit der Aufwendungen)
• Seminare im In- und Ausland
• Reiseverlängerungen aus privaten Gründen
• Unterbrechung von Urlaub
• Neuregelung der Fahrt- und Flugkosten bei „Mischreisen“